Cum se plătesc indemnizațiile de călătorie în 1C 8. Informații contabile. Deschideți subsecțiunea „Călătorii de afaceri”.

Versiunea de configurare ZUP 3.1, dezvoltată de 1C, are instrumente cuprinzătoare pentru funcționarea eficientă a departamentului de personal al unei companii de orice dimensiune. În acest articol, vom arunca o privire mai atentă asupra modului de utilizare a ZUP pentru a efectua o operațiune atât de comună precum calcularea călătoriilor de afaceri pentru angajați. Conform legii, avem de-a face cu un angajat care lucrează într-un post nepermanent, care este o situație anormală care necesită un sistem special de plată.

Indemnizații de călătorie în 1C ZUP 8.3

Pentru a completa o comandă de călătorie de afaceri și a calcula acumularea corespunzătoare în ZUP 3.1, se folosește documentul „Călătorie de afaceri”, pe care îl vom deschide prin meniul „Resurse umane / Toate absențele angajaților”.*

Figura 1. Evidența personalului și calculul călătoriilor de afaceri în ZUP

*De asemenea, o „Călătorie de afaceri” poate fi creată din jurnalul documentelor relevante din secțiunea „Personal/Salariu”.

În lista extinsă, selectați „Creare” și tipul de document „Călătorie de afaceri”:

Figura 2.Crearea indemnizațiilor de călătorie în 1C ZUP 8.3

Documentul standard pe care îl luăm în considerare este conceput pentru înregistrarea, calculul și plata ulterioară a indemnizațiilor de călătorie. Folosind-o, puteți tipări formularele tipărite corespunzătoare:

• Ordin de direcție (T-9);
• Certificat (T-10);
• Atribuire serviciu (T-10a);
• Calculul castigului mediu;
• Calculul detaliat al taxelor.

Figura 3. Formulare imprimabile ale documentului „Călătorie de afaceri”.

Pentru a crea călătorii de afaceri pentru mai mulți angajați deodată, utilizați documentul corespunzător.Pentru a-l crea, în aceeași secțiune „Personal/Toate absențele angajaților”, făcând clic pe „Creare”, selectați „Deplasări în grup”. După completarea antetului și a părții tabulare a documentului cu angajații pentru care sunt emise călătorii de afaceri, pe baza acestuia, puteți crea automat o „Călătorie de afaceri” direct pentru fiecare angajat. Pentru a face acest lucru, trebuie să utilizați linkul „Înregistrați absențele”, care se află în partea de jos a documentului.

Completarea documentului „Călătorie de afaceri”.

Acumularea se va reflecta în luna indicată în antetul documentului. Pentru ieșirea în formulare tipărite, se utilizează data și numărul documentului. Numărul este generat automat la înregistrarea unui document. Prefixul de organizare este adăugat la început, apoi prefixul de bază și următorul număr secvenţial real. Prefixele sunt setate pentru a distinge documentele introduse în diferite organizații sau baze de date.

Dacă nu sunt specificate prefixele, atunci când se generează numărul, sunt setate zerouri. Pentru a calcula, trebuie să indicați începutul și sfârșitul călătoriei. Această perioadă include zilele în care angajatul este pe drum. Indemnizațiile de călătorie în 1C ZUP 8.3 se plătesc pentru zile sau orele care sunt ore de lucru, conform programului stabilit de angajat.

La menținerea tabelului de personal în ZUP, bifând căsuța corespunzătoare, puteți elibera tariful pentru perioada de absență a salariatului. În acest caz, în rapoartele de angajare, tariful va fi afișat ca gratuit, și se va putea angaja și un alt angajat la acest tarif.

Dacă o călătorie de afaceri este emisă unui angajat care este angajat în organizație la locul principal de muncă, precum și cu normă parțială, este necesar să se înregistreze absența tuturor locurilor de muncă ale angajatului. Pentru a face acest lucru, formularul de document conține un link „Absențe de la alte locuri de muncă”.

Figura 4. Scutirea de tarif la calcularea indemnizațiilor de călătorie în ZUP 3.1

În cazul unei călătorii lungi de afaceri, puteți alege diferite tipuri de plată:

• Plătiți imediat și integral – plata va fi taxată integral în documentul curent;
• Plătiți lunar șederea într-o călătorie de afaceri.

Figura 5. Plata indemnizațiilor de călătorie pe termen lung în ZUP 8.3

Documentul este calculat automat. Dacă recalcularea automată a documentelor la editarea lor este dezactivată, atunci pentru a calcula documentul trebuie să faceți clic manual pe butonul săgeată. Culoarea galbenă a acestui buton indică faptul că documentul nu a fost recalculat în conformitate cu modificările aduse acestuia. Zona rezultatelor calculelor arată un rezumat al calculelor pentru acest document. Aceste date sunt furnizate numai în scopuri de vizualizare.

Dacă trebuie să vizualizați sau să editați înregistrări detaliate ale angajărilor sau recalculării, utilizați fila „Acumulat (detaliat)”:

Figura 6. Rezultatul acumularii indemnizațiilor de călătorie în ZUP 1C 8.3

În conformitate cu condițiile specificate în fila „Principal”, se calculează acumularea pentru plata unei călătorii de afaceri: numărul de zile sau ore plătite ale unei călătorii de afaceri este înmulțit cu câștigul mediu zilnic sau mediu orar.

Călătoriile de afaceri sunt plătite la oră pentru angajații cu un program de lucru rezumat sau pe zi din câștigul mediu zilnic.

Lucrul cu rezultatele calculului se desfășoară în același mod ca și cu „Calculul salariilor și contribuțiilor”.

Calculul călătoriilor de afaceri în ZUP 3.1 pe baza câștigurilor medii

Pentru a calcula câștigul mediu, luăm ultimele 12 luni. Când devine necesar să vizualizați sau să ajustați calculul câștigului mediu, puteți utiliza butonul „Modificați datele de calcul al câștigului mediu”:

Figura 7.Verificarea calculului castigului mediu

Pentru a afișa manual salariul mediu pentru perioada, introduceți datele necesare, faceți clic pe „Setați manual” și „Recalculați”.

Cum să reflectați o călătorie de afaceri într-o zi liberă în 1C ZUP

Un angajat poate fi și lucra într-o călătorie de afaceri într-un weekend sau sărbătoare, ceea ce, conform legii, duce la necesitatea plății suplimentare. În 1C ZUP, puteți reflecta o călătorie de afaceri într-un weekend, adică faptul de a lucra într-o astfel de zi și necesitatea de a plăti pentru aceasta, într-un document separat „Lucrul în weekend și sărbători”:

Figura 8. Calculul călătoriilor de afaceri atunci când se lucrează într-o zi liberă

După afișarea documentului, angajaților li se calculează automat salariul dublu pentru munca de sărbători și weekend-uri pe zi sau oră, în funcție de parametrii documentului principal de salarizare.

Plata indemnizațiilor de călătorie

Pentru a plăti indemnizațiile de călătorie, trebuie să creați o fișă de plată. Puteți crea o declarație direct din documentul „Călătorie de afaceri” folosind butonul „Plătiți”:

Figura 9. Plata pentru călătorii de afaceri către ZUP

În cazul în care indemnizațiile de călătorie vor fi plătite în perioada de interplată, acest lucru trebuie să fie inițial indicat în documentul „Călătorie de afaceri”. În extrasul de transfer, selectați „Plată/Călătorii”, apoi selectați documentul de bază din lista de călătorii disponibile.

Trimiterea unui angajat al întreprinderii într-o călătorie de afaceri începe cu un ordin din partea directorului. Angajatul este informat despre acest lucru, iar dacă se ajunge la un acord, comanda este transferată departamentului de contabilitate (ordinea operațiunilor la diferite întreprinderi poate fi diferită).

Departamentul de contabilitate emite un certificat de călătorie (pe baza ordinului directorului). Aceste documente nu sunt pregătite în configurația standard a 1C 8.3 „Contabilitatea întreprinderii 3.0”.

În programul 1C, înregistrarea unei călătorii de afaceri începe cu emiterea de bani în cont.

Eliberarea indemnizațiilor de călătorie în 1C 8.3

De regulă, banii sunt emiși din casa de marcat. În acest caz, emiterea este emisă „”. Deși recent fondurile pot fi transferate prin transfer bancar pe cardul unui angajat. Aceasta creează un document „“.

Suma este calculată inițial aproximativ pe baza cheltuielilor așteptate:

• voiaj;
• cazare;
• indemnizație zilnică;
• alte.

Pentru a primi fonduri în cont, angajatul trebuie să scrie o declarație în care să indice suma și scopul cheltuielilor. În cazul nostru, acestea sunt cheltuieli de călătorie.

Să luăm în considerare înregistrarea unei plăți în avans folosind exemplul unui „Ordin de ieșire în numerar”.

Trebuie să setați imediat tipul de emisiune (tipul tranzacției) la „Persoană responsabilă”. Apoi completați detaliile:

• organizare (dacă există mai multe dintre ele în baza de date);
• destinatar;
• sumă;
• În transcrierea detaliilor formularului tipărit, indicați numărul de cerere al angajatului.

În comentariu puteți indica că aceasta este o plată în avans pentru o călătorie de afaceri:

Obțineți 267 de lecții video pe 1C gratuit:

Acum puteți posta documentul și puteți vedea afișările pentru eliberarea indemnizațiilor de călătorie, pe care 1C Contabilitate 8.3 le va genera:

Angajatul a avut o datorie de care trebuie să socotească.

Raportul angajat pentru cheltuieli de deplasare

La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul este obligat să dea socoteală pentru banii cheltuiți. În acest scop, în 1C 8.3 este utilizat documentul „“.

Un „Raport de avans” este creat în aceeași secțiune cu „Documente de numerar”.

În formularul de listă, faceți clic pe butonul „Creați”. Se va deschide un nou formular de document.

În primul rând, alegem o persoană responsabilă. Apoi, în fila „Avansuri”, faceți clic pe butonul „Adăugați” și în coloana „Document în avans”, selectați ordinul de cheltuieli emis mai devreme (se va deschide mai întâi o fereastră în care trebuie să selectați ce tip de document avem nevoie):

Apoi accesați fila „Altele” și completați rândurile acolo unde au fost cheltuielile angajatului. Dacă fondurile au fost folosite pentru achiziționarea de bunuri, aceste tranzacții ar trebui să fie reflectate în fila „Bunuri”.

Iată un exemplu de completare a filei „Altele”:

Dacă postăm documentul și ne uităm la postări, vom vedea că datoria companiei față de angajat a scăzut cu 2.000 de ruble:

Aproape fiecare organizație în activitățile sale economice se confruntă cu nevoia de a trimite angajați în călătorii de afaceri. Pentru un angajator, călătoria de afaceri a unui angajat implică efectuarea unui număr de acțiuni. În primul rând, faptul de a fi trimis într-o călătorie de afaceri trebuie să fie documentat corespunzător. În al doilea rând, angajatorul este obligat să păstreze câștigul mediu al angajatului pentru perioada în care se află într-o călătorie de afaceri și să ramburseze angajatului cheltuielile. În al treilea rând, cheltuielile de călătorie de afaceri trebuie luate în considerare în scopuri fiscale. Cum să desfășoare corect toate aceste operațiuni în programul 1C: Salariul și Managementul Personalului 8, spune E.A. Gryanina, specialist de top al IT-Basis LLC.

(formular nr. T-10a)

(formular nr. T-10)

Orez. 1

Notă

Notă

Documentarea călătoriilor de afaceri

Procedura de oficializare a repartizării angajaților în călătorii de afaceri este stabilită prin instrucțiunea Ministerului Finanțelor al URSS, Comitetului de Stat pentru Muncă al URSS și a Consiliului Central al Sindicatelor Integral din 04/07/1988 nr. 62 „În călătoriile de afaceri în interiorul URSS” (denumite în continuare Instrucțiuni privind călătoriile de afaceri, valabile în măsura în care nu contrazice Codul Muncii al Federației Ruse).

Pentru a documenta călătoriile de afaceri, următoarele tipuri de formulare de documente primare, aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1, pot fi utilizate pentru evidențele personalului.

Sarcina de service și raportarea la finalizarea acesteia
(formular nr. T-10a)

Este utilizat pentru înregistrarea și contabilizarea misiunilor oficiale pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri, precum și un raport privind implementarea acestuia.

Misiunea oficială este semnată de șeful unității structurale în care lucrează lucrătorul detașat, avizat de șeful organizației sau de o persoană împuternicită de acesta în acest sens, iar pe baza acesteia se emite ordin (instrucțiune) de trimitere a acestuia pe o calatorie de afaceri.

La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, salariatul întocmește un proces-verbal cu privire la munca prestată în timpul călătoriei de afaceri, care este convenit cu șeful unității structurale și înaintat compartimentului de contabilitate.

Întocmirea unei sarcini de lucru și a unui raport privind implementarea acesteia nu este o cerință obligatorie a Instrucțiunilor de călătorie în afaceri, dar prezența acesteia va fi utilă pentru a confirma natura de producție a călătoriei de afaceri pentru a putea accepta cheltuielile călătoriei de afaceri pentru impozitul pe profit. scopuri.

Ordine (instrucțiune) privind trimiterea unui angajat
într-o călătorie de afaceri (formularele nr. T-9 și nr. T-9a)

Acestea sunt folosite pentru a înregistra și a înregistra repartizarea unui angajat (sau angajați) într-o călătorie de afaceri. Se completează pe baza unei misiuni oficiale, semnată de șeful organizației sau de o persoană împuternicită de acesta să facă acest lucru.

Certificat de călătorie
(formular nr. T-10)

Este un document care atestă timpul petrecut într-o călătorie de afaceri pe teritoriul Federației Ruse sau al unei țări CSI, la intrare și ieșire pe care, conform acordurilor interguvernamentale, nu este aplicat un marcaj la trecerea frontierei de stat.

Certificatul de călătorie se eliberează într-un singur exemplar în baza ordinului de plecare într-o călătorie de afaceri și se dă salariatului. La fiecare destinație, pe certificatul de călătorie se fac notări cu privire la ora sosirii și a plecării, care sunt certificate prin semnătura funcționarului responsabil și sigiliul. După întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, certificatul de călătorie este furnizat departamentului de contabilitate împreună cu raportul de avans al angajatului și documentele care confirmă cheltuielile efectuate. Un certificat de călătorie nu poate fi eliberat dacă angajatul trebuie să se întoarcă dintr-o călătorie de afaceri la locul său de muncă permanent în aceeași zi în care a fost trimis. De asemenea, un certificat de călătorie nu este eliberat atunci când călătoriți în străinătate (cu excepția țărilor CSI menționate mai sus).

În conformitate cu paragraful 2 din Instrucțiunile privind călătoriile de afaceri, dacă unui angajat i se eliberează un certificat de călătorie, atunci emiterea unui ordin pentru ca organizația să-l trimită într-o călătorie de afaceri este opțională, dar poate fi făcută prin decizie a managerului.

Conform explicațiilor Ministerului de Finanțe al Rusiei, o organizație poate stabili în mod independent o listă de documente care stau la baza trimiterii unui angajat într-o călătorie de afaceri, care, în special, poate fi o comandă de călătorie de afaceri și (sau) eliberarea unui certificat de călătorie. Întocmirea a două documente pe un singur fapt de activitate economică, în opinia departamentului financiar, este opțională (scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 6 decembrie 2002 nr. 16-00-16/158).

Astfel, atunci când trimiteți angajați într-o călătorie de afaceri pe teritoriul Federației Ruse, este suficient să eliberați un certificat de călătorie; în acest caz, nu este necesar să fie emis un ordin de organizare. Trimiterea angajaților într-o călătorie de afaceri în străinătate ar trebui să fie oficializată printr-un ordin din partea organizației, deoarece pentru astfel de călătorii de afaceri nu se eliberează un certificat de călătorie.

Programul „1C: Managementul salariului și al personalului” vă permite să întocmiți toate formele unificate de documente primare discutate mai sus legate de trimiterea angajaților în călătorii de afaceri: Nr. T-9, Nr. T-9a, Nr. T-10 și Nr. T-10a.

Înregistrarea faptului de a trimite un angajat sau o listă de angajați într-o călătorie de afaceri se realizează în program folosind documentul subsistemului de contabilitate a personalului „Călătorii de afaceri ale organizațiilor” (a se vedea Fig. 1).

Orez. 1

Formularul de pe ecran al documentului indică destinația: țara, orașul și organizația la care sunt trimiși lucrătorii (angajații), precum și detaliile documentului care stă la baza călătoriei de afaceri (misiunea oficială sau alt document ).

Partea tabulară este completată cu o listă de angajați trimiși într-o călătorie de afaceri.

Scopul călătoriei de afaceri (conținutul misiunii de muncă) este indicat sub forma unui șir de text arbitrar pentru fiecare angajat. În plus, pentru a tipări comanda, puteți specifica sursa de finanțare pentru cheltuielile călătoriei de afaceri.

Pentru a obține formulare tipărite ale unui certificat de călătorie, o comandă pentru a trimite într-o călătorie de afaceri și o misiune oficială, trebuie să utilizați submeniul derulant al butonului „Tipărește” din panoul de comandă inferior al formularului de document.

Notă că Codul Muncii al Federației Ruse interzice trimiterea femeilor însărcinate în călătorii de afaceri (Partea 1 a Articolului 259 din Codul Muncii al Federației Ruse), lucrătorilor cu vârsta sub 18 ani (Articolul 268 din Codul Muncii al Federației Ruse), și angajații în perioada de valabilitate a contractului de ucenicie - în călătorii de afaceri care nu au legătură cu ucenicia (Partea 3 a articolului 203 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Este permis să fie trimis în călătorii de afaceri, dar numai cu acordul scris și sub rezerva familiarizării în scris cu dreptul dumneavoastră de a refuza să fiți trimis într-o călătorie de afaceri (Articolul 259 din Codul Muncii al Federației Ruse):

• femeile cu copii sub trei ani, cu condiția ca acest lucru să nu fie interzis prin recomandări medicale;
• lucrători cu copii cu handicap sau persoane cu dizabilități din copilărie până la împlinirea vârstei de 18 ani;
• lucrătorii care îngrijesc membrii bolnavi ai familiilor lor în conformitate cu un raport medical;
• bărbații care cresc copii minori fără mamă, precum și tutorele și administratorii minorilor (articolul 264 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Pentru fiecare angajat, documentul indică datele de început și de sfârșit ale călătoriei de afaceri (ținând cont de timpul petrecut pe drum), numărul de zile pe drum se înscrie într-un câmp separat în rândul secțiunii tabelului.

Notă, că, în conformitate cu paragraful 4 din Instrucțiunile privind călătoriile de afaceri, durata unei călătorii de afaceri în cadrul Federației Ruse nu trebuie să depășească 40 de zile calendaristice, fără a lua în calcul timpul petrecut pe drum. Durata călătoriei de afaceri pentru muncitorii, managerii și specialiștii trimiși să execute lucrări de instalare, punere în funcțiune și construcție nu trebuie să depășească un an. Nu există un termen limită pentru care un angajat să poată fi trimis într-o călătorie de afaceri în străinătate.

Plata pentru timpul petrecut într-o călătorie de afaceri

În timpul unei călătorii de afaceri, angajatul își păstrează câștigul mediu (articolul 167 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Salariul mediu se calculează în conformitate cu Regulamentul privind specificul procedurii de calculare a salariului mediu, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 11 aprilie 2003 nr. 213.

Pentru a acumula câștigurile medii reportate ale angajatului în programul „1C: Gestionarea salariilor și a personalului 8” este destinat documentul „Plată pe baza câștigului mediu”. Documentul poate fi creat, calculat și postat automat pe baza documentului „Călătorii de afaceri ale organizațiilor” folosind procesarea „Analiza absențelor” (Fig. 2). Puteți apela procesarea direct din formularul de document „Călătorii de afaceri ale organizațiilor” făcând clic pe butonul „Deschideți angajamente”.

Orez. 2

În mod implicit, pentru a calcula plata pentru timpul petrecut într-o călătorie de afaceri, se folosește tipul de calcul predefinit „Plată pe baza câștigului mediu” (indicat în câmpul „Tip de calcul” din formularul de document). În același timp, în ceea ce privește tipurile de calcul „Angajări de bază ale organizațiilor”, poate fi descris un tip personalizat de calcul pentru efectuarea angajamentelor (de exemplu, dacă este necesar să se facă ajustări speciale în contabilitate pentru un anumit tip de călătorie de afaceri ).

Datele pentru calcularea câștigului mediu sunt indicate în partea tabelară a documentului din fila „Calculul câștigului mediu”, rezumate după tipul de câștig:

• venitul de bază;
• bonusuri care sunt pe deplin luate în considerare în câștigul mediu;
• bonusuri parțial luate în considerare în câștigul mediu;
• bonusuri anuale, luate în considerare în totalitate în câștigul mediu;
• bonusuri anuale, parțial luate în considerare în câștigul mediu.

La calcularea documentului, aceste date sunt generate automat pe baza setărilor de angajamente de bază pentru tipurile de calcul din planul de tipuri de calcul „Câștiguri medii”, date despre angajamentele angajatului, timpul lucrat și timpul standard, precum și datele privind indexarea salariul angajatului pentru perioada de facturare.

Datele privind câștigurile de bază și bonusurile non-anuale sunt colectate separat pentru fiecare lună a perioadei de plată. Sumele veniturilor de bază se încadrează în luna perioadei de facturare pentru care sunt acumulate. Sumele primelor sunt incluse în luna de acumulare, indiferent de perioada pentru care au fost acumulate.

Primele anuale sunt incluse în bază numai dacă sunt acumulate pentru anul calendaristic anterior datei evenimentului, indiferent de luna în care s-a efectuat acumularea.

Perioada de facturare este considerată a fi de 12 luni calendaristice premergătoare perioadei de economisire a câștigului mediu, cu excepția cazului în care se stabilește altfel de setările tipului de calcul selectat pentru plata timpului petrecut într-o călătorie de afaceri în document.

Pentru a calcula rezultatul acumularii, se calculează câștigul mediu zilnic, iar pentru angajații cu ore de lucru rezumate, câștigul mediu orar, care se înmulțește cu numărul de zile lucrătoare (ore) conform programului angajatului în perioada călătoriei de afaceri. Rezultatele calculării plății pe durata unei călătorii de afaceri sunt plasate în fila „Angajări” a documentului.

Dacă la sfârșitul lunii călătoria de afaceri a angajatului nu s-a încheiat încă, dar acesta trebuie să acumuleze plata pentru timpul călătoriei de afaceri, atunci ca perioadă de plată în documentul „Plată în funcție de câștigul mediu” ar trebui să setați perioada de la data de începere a călătoriei de afaceri până la data de sfârșit a lunii și calculați documentul . Luna viitoare, plata este calculată pentru a doua parte a perioadei călătoriei de afaceri - de la începutul lunii până în ziua întoarcerii din călătoria de afaceri. A doua parte a perioadei de călătorie de afaceri trebuie plătită pe baza aceleiași sume de câștig mediu ca și prima parte. Pentru a face acest lucru, trebuie să copiați documentul „Plată pe baza câștigului mediu” înregistrat luna trecută, să indicați perioada de plată corespunzătoare și să calculați numai angajamentele, fără a recalcula câștigul mediu, adică ar trebui să utilizați elementul „Calculați angajamentele” din submeniul butonului „Calculate”.

În conformitate cu paragraful 9 din Instrucțiunile privind călătoriile de afaceri, atunci când o persoană care lucrează cu normă parțială este trimisă într-o călătorie de afaceri, câștigurile medii sunt reținute la locul de muncă din organizația care a trimis-o în afaceri. Dacă sunteți trimis într-o călătorie de afaceri simultan pentru munca principală și cea combinată, câștigurile medii sunt menținute pentru ambele posturi.

Astfel, pentru a rezolva problema necesității de a plăti pentru timpul petrecut într-o călătorie de afaceri pentru lucrătorii cu fracțiune de normă, este necesar să se ia în considerare scopul călătoriei de afaceri - cu îndeplinirea atribuțiilor pentru ce funcție (locul de munca) este asociat cu.

Dacă un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri pentru a îndeplini sarcini numai la locul său principal de muncă, atunci absența sa de la locul de muncă cu fracțiune de normă trebuie înregistrată în program folosind documentul „Absenteism în organizații”.

Rambursarea cheltuielilor efectuate de un angajat în legătură cu o călătorie de afaceri

Lista cheltuielilor pe care angajatorul este obligat să le ramburseze unui angajat trimis într-o călătorie de afaceri este stabilită de articolul 168 din Codul Muncii al Federației Ruse și include:

• cheltuieli de calatorie;
• cheltuieli pentru închirierea spațiilor de locuit;
• cheltuieli suplimentare asociate cu locuirea în afara locului de reședință permanentă (diurnă);
• alte cheltuieli efectuate de angajat cu permisiunea sau cunoștințele angajatorului.

Procedura și valoarea rambursării cheltuielilor legate de călătoriile de afaceri sunt stabilite de un contract colectiv sau de reglementările locale ale organizației. În același timp, trebuie avut în vedere faptul că pentru angajații organizațiilor finanțate de la bugetul federal, rambursarea cheltuielilor asociate călătoriilor de afaceri se face în conformitate cu normele stabilite de lege.

Pentru alte organizații, normele și procedurile de rambursare a cheltuielilor de deplasare sunt stabilite numai în scopuri fiscale.

Înainte de a pleca într-o călătorie de afaceri, unui angajat detașat i se acordă un avans în numerar în limita sumelor datorate pentru călătorie, cheltuieli pentru închirierea locuinței și diurnă.

În termen de trei zile de la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri pe teritoriul Federației Ruse (sau în termen de 10 zile calendaristice de la data încheierii unei călătorii de afaceri în afara Federației Ruse), angajatul trebuie să prezinte un raport în avans cu privire la sumele cheltuite în legătura cu călătoria de afaceri și efectuați o plată finală pentru acestea.

Decontări pentru rambursarea cheltuielilor de deplasare pentru angajații trimiși în călătorii de afaceri nu sunt înregistrate în programul 1C: Managementul salariului și al personalului 8, deoarece nu se referă la calculul salariilor.

În același timp, avansurile necheltuite și nerambursate la timp emise în legătură cu o călătorie de afaceri pot fi deduse din salariul angajatului. Deducerea este înregistrată în programul „1C: Managementul salariului și al personalului 8” folosind documentul „Înregistrarea deducerilor unice ale angajaților organizațiilor” (Fig. 3). Tipul corespunzător de deducere trebuie descris în planul de tipuri de calcul „Deduceri ale organizațiilor” cu metoda de calcul „Sumă fixă”.

Orez. 3

Impozitarea cheltuielilor de deplasare pentru impozitul pe venitul persoanelor fizice și impozitul social unificat

În conformitate cu paragraful 3 al articolului 217 și paragraful 2 al paragrafului 1 al articolului 238 din Codul fiscal al Federației Ruse, toate tipurile de plăți compensatorii stabilite legal legate, în special, de rambursarea cheltuielilor de călătorie, nu sunt supuse impozitului pe venitul personal. și impozitul social unificat.

Atunci când angajatorul plătește contribuabilului cheltuielile pentru călătoriile de afaceri atât în ​​țară, cât și în străinătate, diurnele plătite în limitele stabilite în conformitate cu legislația în vigoare, precum și cheltuielile vizate efectiv suportate și documentate pentru deplasarea la destinație și retur, sunt scutite de impozitare.taxe pentru servicii aeroportuare, comisioane, cheltuieli pentru deplasarea la aeroport sau gară la locurile de plecare, destinație sau transferuri, pentru transportul bagajelor, cheltuieli pentru închirierea spațiilor de locuit, plata serviciilor de comunicații, obținerea și înregistrarea unui pașaport străin de serviciu , obținerea vizelor, precum și a cheltuielilor asociate schimbului de numerar sau a unui cec la o bancă pentru numerar valută străină.

Notă că de la 1 ianuarie 2008, Legea federală nr. 216-FZ din 24 iulie 2007 stabilește ratele maxime ale indemnizației zilnice scutite de impozitul pe venitul personal: până la 700 de ruble pentru fiecare zi a unei călătorii de afaceri în Federația Rusă și până la 2.500 de ruble pentru fiecare zi de călătorie în străinătate, călătorie de afaceri.*

Notă:
* Citiți mai multe despre aceste modificări ale Codului Fiscal al Federației Ruse în articolul L.P. Fomicheva „Codul fiscal al Federației Ruse a fost corectat din nou” în numărul 9 (septembrie) din „BUKH.1S” pentru 2007, p. 6.

În scopul calculării impozitului pe venitul personal în programul „1C: Managementul salariului și al personalului 8”, indemnizațiile zilnice în exces, cheltuielile de transport fără documente și cheltuielile pentru închirierea spațiilor rezidențiale, precum și alte cheltuieli care nu sunt menționate în mod expres în Codul fiscal al Rusiei. Federația, rambursată în legătură cu trimiterea într-o călătorie de afaceri, trebuie să fie acumulată angajatului sub formă de venit nemonetar. Acumularea se face prin documentul „Înregistrarea acumulărilor unice pentru angajații organizațiilor”. Tipurile de calcule prin care se calculează venitul trebuie descrise în termeni de tipuri de calcul „Angajări de bază ale organizațiilor” sau „Angajări suplimentare ale organizațiilor” cu caseta de selectare „Este venitul în natură” bifată (Fig. 4).

Orez. 4

În scopul calculării impozitului pe venitul persoanelor fizice, aceste venituri sunt contabilizate la codul 4800 „Alte venituri”.

În scopul impozitării UST și a contribuțiilor de asigurare la Fondul de pensii pentru organizațiile care plătesc impozit pe venit, formularul de tip acumulare este stabilit la valoarea „Nesupus impozitării UST, contribuții la Fondul de pensii în conformitate cu paragraful 3 al art. 236 din Codul Fiscal al Federației Ruse (plăți din profit).” Pentru organizațiile care aplică regimuri fiscale speciale, adică care nu plătesc impozit pe profit, astfel de angajări trebuie să fie supuse contribuțiilor la asigurarea obligatorie de pensie. Pentru ei, ca metodă de impozitare a UST și a contribuțiilor la Fondul de pensii, ar trebui specificată valoarea „Impozit de UST, contribuții la Fondul de pensii în ansamblu” (de fapt, în program în acest caz, doar contribuțiile la se va percepe fondul de pensii obligatorii).

Acumulările în cauză sunt supuse și contribuțiilor pentru asigurarea obligatorie de accidente, care este indicată în mod corespunzător în formularul de tip angajamente.

La determinarea cuantumului indemnizației zilnice în exces, trebuie avut în vedere că normele sunt stabilite în valoarea plăților pentru fiecare zi în care angajatul se află într-o călătorie de afaceri, inclusiv timpul petrecut pe drum. Ziua plecării într-o călătorie de afaceri este considerată a fi o zi calendaristică (până la 24 de ore inclusiv) în timpul căreia un tren, avion, autobuz sau alt vehicul pleacă de la locul de muncă permanent al călătorului de afaceri și ziua sosirii. este o zi calendaristica (pana la 24 de ore inclusiv) in care transportul produsului ajunge la locul de munca permanent. Dacă o călătorie de afaceri durează o zi, diurna nu este plătită. Dacă locul din care pleacă vehiculul este situat în afara granițelor localității în care se află organizația, atunci la stabilirea zilelor de plecare și de sosire se ia în considerare timpul necesar pentru deplasarea la locul de plecare a vehiculului. . Aceeași procedură se aplică dacă călătorul de afaceri are posibilitatea de a se întoarce zilnic la locul său de reședință permanentă (disponibilitatea unei astfel de oportunități este decisă de angajator în fiecare caz specific).

Dacă un angajat se îmbolnăvește într-o călătorie de afaceri

Potrivit paragrafului 16 din Instrucțiunile privind călătoriile de afaceri, în cazul incapacității temporare de muncă a unui lucrător detașat, acestuia i se rambursează în mod general costurile de închiriere a spațiilor de locuit (cu excepția cazurilor în care lucrătorul detașat este în tratament spitalicesc). ) și i se plătește indemnizație zilnică pe toată perioada în care se află în imposibilitate de a face acest lucru din cauza stării sale de sănătate, începe să îndeplinească misiunea oficială care i-a fost atribuită sau se întoarce la locul de reședință permanentă, dar nu

peste două luni. Zilele de incapacitate temporară de muncă nu sunt incluse în perioada călătoriei de afaceri.

Invaliditatea temporară a unui lucrător detașat, precum și incapacitatea din motive de sănătate de a se întoarce la locul său de reședință permanentă trebuie să fie atestate în modul prescris.

În perioada de incapacitate temporară de muncă, lucrătorul detașat primește o indemnizație de invaliditate temporară pe bază generală.

Reflectarea unor astfel de cazuri în programul 1C: Managementul salariului și al personalului 8 depinde de dacă plata pentru perioada călătoriei de afaceri a fost înregistrată în program la momentul în care a fost acumulată prestația de invaliditate temporară și, dacă da, în ce perioadă de facturare - actuala sau unul din trecut.

Dacă programul acumulează mai întâi concediu medical și apoi introduce plata pentru o călătorie de afaceri, atunci când se calculează acumularea pentru timpul unei călătorii de afaceri, programul va ține cont automat de perioada de invaliditate temporară: angajatul nu va fi plătit pentru călătoria de afaceri pentru zilele de boală.

Dacă plata pentru călătoria de afaceri a fost deja înregistrată la începutul lunii curente, atunci după acumularea concediului de boală, trebuie recalculat documentul pentru calcularea plății pentru călătoria de afaceri „Plata pe baza câștigului mediu”, despre care programul vă va aminti pe panoul de sarcini curent.

Dacă plata pentru călătoria de afaceri a fost efectuată într-una dintre perioadele anterioare, atunci la calculul acumularii pentru concediu medical, sumele plății pentru călătoria de afaceri care se încadrează în zilele de boală vor fi inversate automat (Fig. 5).

Orez. 5

Pentru comportamentul descris al programului, lista de tipuri de plăți deplasării pentru călătoriile de afaceri („Plată bazată pe câștigul mediu”) trebuie să includă tipurile de calcule utilizate pentru plata prestațiilor de invaliditate temporară („Plată pentru concediu medical” și „Plată pentru concediu medical pentru accidente de muncă.” ).

Cum să aranjezi o călătorie de afaceri și să plătești indemnizațiile de călătorie în programul 1C 8.3 Contabilitate?

Trimiterea unui angajat al întreprinderii într-o călătorie de afaceri începe cu un ordin din partea directorului. Angajatul este informat despre acest lucru, iar dacă se ajunge la un acord, comanda este transferată departamentului de contabilitate (ordinea operațiunilor la diferite întreprinderi poate fi diferită).

Departamentul de contabilitate emite un certificat de călătorie (pe baza ordinului directorului). Aceste documente nu sunt pregătite în configurația standard a 1C 8.3 „Contabilitatea întreprinderii 3.0”.

În programul 1C, înregistrarea unei călătorii de afaceri începe cu emiterea de bani și raportarea.

Eliberarea indemnizațiilor de călătorie în 1C 8.3

De regulă, banii sunt emiși din casa de marcat. În acest caz, emiterea este emisă printr-un „Ordin de cheltuieli în numerar”. Deși, mai ales recent, fondurile pot fi transferate prin transfer bancar pe cardul unui angajat. În acest caz, este creat un document „Anulare din contul curent”.

Suma este calculată inițial aproximativ pe baza cheltuielilor așteptate:

• voiaj
• cazare
• indemnizație zilnică
• alte

Pentru a primi fonduri, angajatul trebuie să scrie o declarație în care să indice valoarea și scopul cheltuielilor. În cazul nostru, acestea sunt cheltuieli de călătorie.

Să luăm în considerare înregistrarea unei plăți în avans folosind exemplul unui „Ordin de ieșire în numerar”.

Trebuie să setați imediat tipul de emisiune (tipul tranzacției) la „Persoană responsabilă”. Apoi completați detaliile:

• organizație (dacă există mai multe dintre ele în baza de date)
• destinatar
• sumă
• În transcrierea detaliilor formularului tipărit, indicați numărul de cerere al angajatului

În comentariu puteți indica că aceasta este o plată în avans pentru o călătorie de afaceri:

Acum puteți posta documentul și puteți vedea afișările pentru eliberarea indemnizațiilor de călătorie, pe care 1C Contabilitate 8.3 le va genera:

Angajatul a avut o datorie de care trebuie să socotească.

Raportul angajat pentru cheltuieli de deplasare

La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul este obligat să dea socoteală pentru banii cheltuiți. În acest scop, în 1C 8.3 este utilizat documentul „Raport anticipat”.

Un „Raport de avans” este creat în aceeași secțiune cu „Documente de numerar”.

În formularul de listă, faceți clic pe butonul „Creați”. Se va deschide un nou formular de document.

În primul rând, alegem o persoană responsabilă. Apoi, în fila „Avansuri”, faceți clic pe butonul „Adăugați” și în coloana „Document în avans”, selectați ordinul de cheltuieli emis mai devreme (se va deschide mai întâi o fereastră în care trebuie să selectați ce tip de document avem nevoie):

Apoi accesați fila „Altele” și completați rândurile acolo unde au fost cheltuielile angajatului. Dacă fondurile au fost folosite pentru achiziționarea de bunuri, aceste tranzacții ar trebui să fie reflectate în fila „Bunuri”.

Un exemplu de completare a filei „Altele”:

Dacă postăm documentul și ne uităm la postări, vom vedea că datoria companiei față de angajat a scăzut cu 2.000 de ruble:

Deoarece cheltuielile au fost deja plătite, acestea intră imediat în Cartea veniturilor și cheltuielilor sistemului fiscal simplificat:

Pe baza materialelor de la: programist1s.ru

Întreprinderile care își trimit angajații în călătorii de afaceri trebuie să le plătească indemnizații de călătorie. Sumele de plată pentru zilele dintr-o călătorie de afaceri sunt calculate pe baza câștigului mediu zilnic calculat pe baza datelor pentru ultimele 12 luni de muncă pentru angajat.

Dacă compania dvs. utilizează programul 1C Accounting 8.3 pentru contabilitate, atunci în acest articol veți găsi o descriere a modului în care puteți configura acumularea indemnizațiilor de călătorie folosind 1C: Contabilitate.

Pentru a acumula indemnizații de călătorie, trebuie să introduceți o nouă acumulare în directorul de tipuri de acumulare. Pentru a face acest lucru, trebuie să urmați calea /Salarii și personal/-/Directoare și setări/-/Setări salariale/-/Angajări/. În lista care se deschide, trebuie să introduceți un nou tip de acumulare folosind butonul „Creați”.

În câmpul „Nume” trebuie să introduceți expresia „Plăți de călătorie” (sau denumiți-o după cum doriți). În câmpul „Cod” trebuie să introduceți o codificare unică (aceasta poate fi fie litere, fie cifre).

În câmpul „Impozit pe venitul persoanelor fizice”, trebuie să setați un „punct” în câmpul „Impozit” și să indicați codul de venit pentru impozitul pe venitul personal. În cazul nostru, va fi anul 2000 „Remunerația pentru îndeplinirea muncii sau a altor atribuții; salariu și alte plăți impozabile către personalul militar și persoanele echivalente.”

Setarea conform căreia acest venit este plătit în natură (nu în bani) nu trebuie stabilită.

Când configurați calculul primelor de asigurare, trebuie să indicați că acesta este „Venitul supus în întregime primelor de asigurare”. Întrucât articolul 420 din Codul fiscal (clauza 1) prevede că călătoriile de afaceri sunt supuse integral contribuțiilor de asigurare.

Apoi, trebuie să completați paragraful articolului 255 din Codul fiscal al Federației Ruse atunci când clasificați aceste costuri drept cheltuieli pentru calcularea impozitului pe venit. Trebuie să setați setarea că această plată este „luată în considerare în costurile forței de muncă” și să selectați paragraful 6, articolul 255 din Codul fiscal al Federației Ruse (acestea sunt indemnizații de călătorie).

În câmpul „Reflecție în contabilitate”, trebuie să selectați metoda de reflectare a acestor plăți în conturile contabile. Dacă tipul necesar de reflectare nu este în această listă, ar trebui să îl creați în ea.

Dacă compania dvs. utilizează un singur cont de cost pentru a calcula costurile cu salariile, atunci cel mai probabil elementul „Reflectarea angajamentelor implicite” vi se va potrivi, care va indica intrarea standard de salarizare pentru compania dumneavoastră.

Dacă utilizați mai multe conturi de cost, de exemplu 26 „Cheltuieli generale”, 44 „Cheltuieli comerciale” sau 20 „Producție principală”, atunci trebuie să selectați pe cel potrivit din această listă. Cu toate acestea, trebuie remarcat aici că denumirea acestui tip de angajamente ar trebui clarificată. De exemplu, dacă indemnizațiile de călătorie vor fi acumulate personalului administrativ și de conducere, atunci trebuie să alegeți metoda de reflectare Dt 26 - Kt 70 și să formulați numele după cum urmează: „Plăți de călătorie către AUP”.

În cazul în care călătoria de afaceri va fi plătită angajaților din producție, atunci detașarea ar trebui să fie Dt 20 - Kt 70. Iar numele trebuie formulat după cum urmează: „Plăți de călătorie pentru lucrătorii din producție”.

Apoi, când totul este deja configurat în acest card de tip angajare, trebuie să vă asigurați că caseta de selectare „Inclus în angajamentele de bază pentru coeficientul regional și alocația nordică” este debifată, deoarece la calcularea câștigului mediu zilnic, venitul angajatului pentru se utilizează ultimele 12 luni, ținând cont de aceste alocații. Și, prin urmare, indicatorul câștigului mediu zilnic se obține ținând cont de aceste indemnizații.

Plata este configurată și trebuie adăugată la calcularea salariului angajatului corespunzător în fila „Angajări”, indicând suma corespunzătoare.

/ „Enciclopedia contabilă „Profirosta”
@2017
24.07.2017

Informațiile de pe pagină sunt căutate după următoarele interogări: Cursuri de contabilitate în Krasnoyarsk, Cursuri de contabilitate în Krasnoyarsk, Cursuri de contabilitate pentru începători, 1C: Cursuri de contabilitate, Învățare la distanță, Formare contabilă, Cursuri de formare Salariu și personal, Formare avansată pentru contabili, Contabilitate pentru incepatori
Servicii de contabilitate, Declarație de TVA, Declarație de profit, Contabilitate, Raportare fiscală, Servicii de contabilitate Krasnoyarsk, Audit intern, Raportare OSN, Raportare statistică, Raportare fond de pensii, Servicii de contabilitate, Outsourcing, Raportare UTII, Contabilitate, Suport contabil, Furnizare de servicii de contabilitate, Asistență către un contabil, Raportare prin Internet, Întocmirea declarațiilor, Nevoie de contabil, Politică contabilă, Înregistrarea antreprenorilor individuali și a SRL-urilor, Impozite întreprinzătorilor individuali, 3-NDFL, Organizarea contabilității